Özelleştirilebilir alanlar nedir?
Özelleştirilebilir alanlar, şirket müdürlerinin ve seyahat yöneticilerinin Roundtrip'teki Trip veya Order kısımları için işletmeye özgü ek bilgiler toplamasına olanak tanır.
Departmanlar, projeler, müşteriler, seyahat amaçları, maliyet merkezleri, etkinlik adları, şirket içi kodlar, onay nedenleri ve şirketinizin seyahat yönetimi için ihtiyaç duyduğu diğer bilgiler için alanlar oluşturabilirsiniz.
Özelleştirilebilir alanlar, ekiplerin yorumlara, elektronik tablolara veya harici takip dosyalarına güvenmek yerine, Roundtrip'te doğrudan yapılandırılmış seyahat verileri toplamasına yardımcı olur.
Özelleştirilebilir alanlar hangi konularda yardımcı olur?
Özelleştirilebilir alanlar şu konularda yardımcı olabilir:
Raporlama
Maliyet dağıtımı
Belge onaylama
Finans süreçleri
Müşteri faturalandırma
Şirket içi takip
Şirket seyahat süreçlerine uyum
Rezervasyon sonrası manuel takip işlemlerini azaltma
Örneğin, bir şirket her Trip veya Order'ı doğru bütçeye bağlamak için bir Maliyet merkezi alanı veya rezervasyonlar arasında seyahat nedenlerini tutarlı tutmak için bir Trip amacı alanı ekleyebilir.
Özelleştirilebilir alanları kimler oluşturabilir?
Şirket müdürleri ve seyahat yöneticileri tarafından özelleştirilebilir alanlar oluşturulabilir.
Özelleştirilebilir alanlara erişmek için:
"Hesap ayarları"nı açın.
"Custom alanlar"ı seçin.
Hangi amaçlar için özelleştirilebilir alan oluşturabilirim?
Rezervasyon sırasında veya sonrasında şirketinizin toplaması gereken bilgiler için özelleştirilebilir alanlar oluşturabilirsiniz.
Yaygın örnekler şunlardır:
Departman
Proje
Maliyet merkezi
Müşteri
Trip amacı
Etkinlik adı
Şirket içi iş kodu
Onay sebebi
Müşteri faturalama referansı
Ek yorumlar
Hangi alan türleri mevcuttur?
İki tür alan mevcuttur: metin ve liste.
Metin alanları, kullanıcıların bilgileri manuel olarak girmesine olanak tanır.
Metin alanları şu amaçlar için kullanışlıdır:
Proje adları
Şirket içi kodlar
Etkinlik adları
Müşteri referansları
Yorumlar
Liste alanları, kullanıcıların açılır menüden bir değer seçmesine olanak tanır.
Liste alanları şu amaçlar için kullanışlıdır:
Departmanlar
Maliyet merkezleri
Müşteriler
Trip amaçları
Evet veya hayır seçenekleri
Hangi alan ayarları mevcuttur?
Bir özelleştirilebilir alan şu şekilde yapılandırılabilir:
Zorunlu
Rezervasyon sırasında bu alan gösteriliyorsa, kullanıcıların rezervasyonu tamamlamadan önce bu alanı doldurmaları gerekmektedir.
İsteğe bağlı
Kullanıcılar bu alanı boş bırakabilirler.
Rezervasyon sırasında doldurulur
Bu alan rezervasyon işlemi sırasında görünür.
Görüntüleme koşulları
Belirli koşullar karşılandığında ilgili alan rezervasyon sürecinde görünür.
Trip düzeyi ve Order düzeyi alanları arasındaki fark nedir?
Trip düzeyi alanları tüm Trip için uygulanır.
Order düzeyi alanları, bir seyahat içindeki belirli bir Order için geçerlidir. Order düzeyi alanları için, konaklama, uçuşlar, tren, araç kiralama veya Roundtrip'te bulunan diğer hizmetler gibi geçerli hizmetleri de seçmeniz gerekir.
Bir özelleştirilebilir alanı nasıl oluştururum?
Bir özelleştirilebilir alan oluşturmak için:
"Hesap ayarları" bölümüne gidin.
"Custom alanlar"ı açın.
"Ekle" seçeneğine tıklayın.
Bir alan adı girin.
Alan türünü seçin: metin veya liste.
Kullanıcıların ek rehberliğe ihtiyaç duyması durumunda bir ipucu ekleyin.
Alan düzeyini seçin: Trip veya Order.
Order düzeyindeki alanlar için, geçerli hizmetleri seçin.
Rezervasyon sırasında bu alanın görünüp görünmeyeceğini seçin.
Alanı zorunlu veya isteğe bağlı olarak ayarlayın.
Alanın nerede görüntüleneceğini seçin.
Liste alanları için açılır menü değerlerini manuel olarak ekleyin veya CSV dosyası aracılığıyla içe aktarın.
"Kaydet" seçeneğine tıklayın.
İpucu nedir?
İpucu, kullanıcıların alana ne girmeleri gerektiğini anlamalarına yardımcı olan kısa bir bilgilendirmedir.
Örneğin, şirket içi iş kodu alanı için ipucu, beklenen formatı veya kullanıcıların kodu nerede bulabileceğini açıklayabilir.
Bir alanı zorunlu mu yoksa isteğe bağlı mı yapmalıyım?
Bilgilerin raporlama, onaylar, finans süreçleri veya maliyet dağıtımı için gerekli olması durumunda ilgili alanı zorunlu hale getirin.
Bilginin yararlı olduğu, ancak her rezervasyon için gerekli olmadığı durumlarda alanı isteğe bağlı bırakın.
Bir alanı zorunlu hale getirmeden önce, kullanıcıların ne girmeleri gerektiğini anladıklarından ve alanın seçilen Trip veya Order akışıyla ilgili olduğundan emin olun.
Bir alan rezervasyon yapıldıktan sonra doldurulabilir mi?
Evet. Bir alan, Trip veya Order detaylarından daha sonra doldurulacak şekilde yapılandırılabilir.
Bu özellik, rezervasyon sırasında bilgilerin mevcut olmayabileceği durumlarda veya seyahat yöneticilerinin rezervasyon oluşturulduktan sonra verileri tamamlaması gerektiğinde kullanışlıdır.
Özelleştirilebilir alanlar nerede görüntülenebilir?
Özelleştirilebilir alanlar şu yerlerde görüntülenebilir:
Raporlar
Faturalar
Kapanış belgeleri
Onay mektupları
Onay e-postaları
Trip sayfası filtreleri
Bir alan oluştururken veya düzenlerken, alanın görüneceği yerleri seçin.
Bir özelleştirilebilir alanı nasıl düzenlerim?
Bir özelleştirilebilir alanı düzenlemek için:
"Hesap ayarları" bölümünü açın.
"Custom alanlar" bölümüne gidin.
Alanı bulun.
Üç noktalı menüyü açın.
"Düzenle" seçeneğini seçin.
Gerekli değişiklikleri yapın.
"Kaydet" seçeneğine tıklayın.
Alan oluşturduktan sonra alan türünü değiştirebilir miyim?
Hayır. Bir alan oluşturulduktan sonra alan türü değiştirilemez. Farklı bir alan türüne ihtiyacınız varsa, doğru türle yeni bir alan oluşturun.
Bir özelleştirilebilir alanı nasıl devre dışı bırakabilirim?
Bir özelleştirilebilir alanı devre dışı bırakmak için:
"Hesap ayarları" bölümünü açın.
"Custom alanlar" bölümüne gidin.
Alanı bulun
Üç noktalı menüyü açın.
"Devre dışı bırak" seçeneğini seçin.
Artık gelecekteki rezervasyonlar için ihtiyaç duyulmayan bir alanı devre dışı bırakın. Devre dışı bırakıldıktan sonra, geçmiş veriler kullanılabilir durumda kalır.
Bir alanı silmek yerine ne zaman devre dışı bırakmalıyım?
Yeni rezervasyonlar için kullanmayı bırakmak istediğiniz ancak mevcut verilerin geçmiş kayıtlar, raporlar, belgeler veya şirket içi takip için kullanılabilir durumda kalmasını istediğiniz durumlarda bir alanı devre dışı bırakın.
Bir özelleştirilebilir alanı nasıl silerim?
Bir özelleştirilebilir alanı silmek için:
"Hesap ayarları" bölümünü açın.
"Custom alanlar" bölümüne gidin.
Alanı bulun.
Üç noktalı menüyü açın.
"Sil" seçeneğini seçin.
İşlemi onaylayın.
Bir alanı silmeden önce, raporlama, dokümanlar, onaylar veya geçmiş kayıtlar için artık gerekli olmadığından emin olun.
Bir alanı silmeden önce neleri kontrol etmeliyim?
Bir alanı silmeden önce, aşağıdaki yerlerde kullanılıp kullanılmadığını kontrol edin:
Raporlar
Faturalar
Kapanış belgeleri
Onay mektupları
Onay e-postaları
Trip sayfası filtreleri
Geçmiş kayıtlar
Şirket içi finans veya raporlama süreçleri
Alanın hâlâ gerekli olup olmadığından emin değilseniz, devre dışı bırakmayı tercih edin.
Liste alanındaki açılır menü değerlerini nasıl yönetirim?
Liste alanları için şunları yapabilirsiniz:
Bir değer ekleme
Bir değeri düzenleme
Varsayılan bir değer belirleme
Bir değeri silme
Varsayılan değer nedir?
Açılır menüde varsayılan bir değer önceden seçilmiştir. Kullanıcılar, daha uygun bir seçenek bulmaları durumunda değeri değiştirebilirler.
CSV kullanarak açılır menü değerlerini nasıl içe aktarabilirim?
CSV içe aktarma, departmanlar, maliyet merkezleri, proje kodları, şubeler veya müşteriler gibi uzun açılır listeler için kullanışlıdır.
Değerleri içe aktarmak için:
Liste alanını açın.
CSV şablonunu indirin.
Değerlerinizi dosyaya ekleyin.
Tamamlanmış dosyayı yükleyin.
"İçe Aktar" seçeneğine tıklayın.
Dosya formatı geçersizse, Roundtrip bir hata mesajı gösterecektir.
CSV içe aktarmayı ne zaman kullanmalıyım?
Liste manuel olarak girilemeyecek kadar uzunsa CSV içe aktarma özelliğini kullanın.
CSV içe aktarma işlemi şu amaçlar için kullanışlıdır:
Departmanlar
Maliyet merkezleri
Proje kodları
Şubeler
Müşteriler
Şirket içi iş kodları
CSV içe aktarma işlemi çalışmazsa ne yapmalıyım?
CSV içe aktarma işlemi başarısız olursa, şunları kontrol edin:
İndirdiğiniz CSV şablonunu kullandınız.
Dosya formatı değiştirilmedi.
Gerekli sütunlar dolduruldu.
Değerler doğru sütuna girildi.
Dosyada silinmesi gereken boş satırlar bulunmuyor.
Dosya yüklenmeden önce CSV olarak kaydedildi.
Format geçersizse, Roundtrip bir hata mesajı gösterecektir.
Görüntüleme koşulları nelerdir?
Görüntüleme koşulları, ek alanların yalnızca belirli kriterler karşılandığında görünmesine olanak tanır. Bu, rezervasyon sürecinin odaklı kalmasına yardımcı olurken, ilgili olduğunda ek bilgilerin toplanmasına da olanak sağlar.
Örneğin:
Eğer Trip amacı = Eğitim ise, Eğitim kursunun adını gösterir.
Eğer Müşteri seyahati = Evet ise, Müşteriyi gösterir.
Koşul nasıl oluştururum?
Bir koşul oluşturmak için:
"Hesap ayarları" bölümünü açın.
"Custom alanlar" bölümüne gidin.
"Koşullar" seçeneğini seçin.
"Ekle" seçeneğine tıklayın.
“Eğer” (Koşul) bölümünde, alanı ve değeri seçin.
"O zaman göster" bölümünde, görünmesini istediğiniz alanı seçin.
"Kaydet" seçeneğine tıklayın.
Neden bir koşul oluşturamıyorum?
Bir koşul şu durumlarda mevcut olmayabilir:
Alan seviyeleri uyuşmuyor.
Seçilen hizmetler eşleşmiyor.
Trip seviyesindeki bir alan, Order seviyesindeki bir alana bağlıdır.
Seçilen alan yapılandırması geçerli değil.
Yapılandırma geçerli değilse, Roundtrip bir hata mesajı gösterecektir.
Koşullu alan görünmüyorsa neyi kontrol etmeliyim?
Koşullu alan görünmüyorsa, şunları kontrol edin:
Durum kontrol altına alındı.
"Eğer" (koşul) bölümünde doğru alan ve değer seçildi.
"O zaman göster" bölümünde seçilen alan etkin durumdadır.
Alan seviyeleri eşleşiyor.
Uygulanabilir hizmetler eşleşiyor.
Bu alan, seçilen Trip veya Order akışında mevcuttur.
Raporlarda özelleştirilebilir alanları kullanabilir miyim?
Evet. Alan ayarlarında bu seçenek seçilirse, özelleştirilebilir alanlar raporlarda görüntülenebilir.
Bu, ekiplerin seyahat verilerini departman, proje, maliyet merkezi, müşteri, seyahat amacı veya diğer şirkete özgü bilgilere göre analiz etmelerine yardımcı olur.
Faturalarda ve kapanış belgelerinde özelleştirilebilir alanları kullanabilir miyim?
Evet. Özelleştirilebilir alanlar, alan ayarlarında seçilmeleri durumunda faturalarda ve kapanış belgelerinde görüntülenebilir.
Bu, finans ekiplerinin seyahat masraflarını doğru şirket içi referanslar, bütçeler veya iş ortaklarıyla ilişkilendirmesine yardımcı olabilir.
Onay belgelerinde ve e-postalarında özelleştirilebilir alanları kullanabilir miyim?
Evet. Özelleştirilebilir alanlar, alan ayarlarında seçilmeleri durumunda onay mektuplarında ve onay e-postalarında görüntülenebilir.
Bu, onaylayıcılara departman, proje, müşteri, seyahat amacı veya onay nedeni gibi daha fazla iş bağlamı sağlar.
Trip sayfasında filtre olarak özelleştirilebilir alanları kullanabilir miyim?
Evet. Özelleştirilebilir alanlar, alan ayarlarında seçilmeleri durumunda Trip sayfası filtrelerinde görüntülenebilir.
Bu, kullanıcıların şirketinizin topladığı yapılandırılmış verilere dayanarak Trip bulmasına yardımcı olabilir.
Onay işlemleri için özelleştirilebilir alanları kullanabilir miyim?
Özelleştirilebilir alanlar, onay belgelerine ve onay e-postalarına işletmeye özgü bağlam ekleyebilir.
Örneğin, onaylayıcılar bir Trip veya Order ile bağlantılı seyahat amacını, departmanı, projeyi, müşteriyi veya maliyet merkezini görebilirler.