Что такое дополнительные поля?
Дополнительные поля — это возможность добавлять к стандартным данным о поездках и заказах любую нужную вам информацию. Вы можете настраивать поля под конкретные задачи вашего бизнеса и расширять данные в отчётах.
Для полноценного учёта часто нужно добавлять специфические данные. Например, важно знать, к бюджету какого отдела относятся расходы, кто должен согласовать бронирование, к какому центру затрат отнести оплату заказа или какой внутренний код ему присвоить.
Чтобы вам больше не приходилось хранить эту информацию в отдельных таблицах, заметках и комментариях, мы добавили в Roundtrip дополнительные поля. С их помощью вы сможете собирать все необходимые данные в одном месте и использовать их для отчётности, согласования командировок и учёта расходов.
Для чего можно использовать дополнительные поля?
Дополнительные поля полезны для:
подготовки отчётности;
распределения расходов;
взвешенных согласований;
финансовых процессов;
учёта расходов по клиентам;
внутреннего учёта;
соблюдения внутренних правил организации командировок;
сокращения ручной работы после бронирования.
Например, с помощью поля «Центр затрат» можно относить каждую поездку или заказ к нужному бюджету, а поле «Цель поездки» поможет структурировать цели командировок для дальнейшего учёта и анализа.
Кто может создавать дополнительные поля?
Это могут сделать администраторы и тревел-менеджеры.
Чтобы перейти к дополнительным полям:
Откройте «Настройки».
Выберите «Дополнительные поля».
Для чего можно создавать дополнительные поля?
В дополнительных полях можно указывать любую информацию, которая важна для учёта командировок в вашей компании, но не предусмотрена стандартными полями Roundtrip.
Например:
отдел;
проект;
центр затрат;
клиент;
цель поездки;
название мероприятия;
внутренний код;
причина согласования;
данные для выставления счёта клиенту;
дополнительные комментарии.
Какие бывают поля?
/
Какие бывают типы полей?
Можно создавать дополнительные поля двух типов: «Текст» и «Список».
Текст позволяет пользователю ввести нужную информацию вручную, этот формат подходит для:
названий проектов;
внутренних кодов;
названий мероприятий;
данных о клиентах;
комментариев.
Поля типа «Список» позволяют пользователям выбрать значение из выпадающего списка, подходят для:
отделов;
центров затрат;
клиентов;
целей поездок;
вариантов «Да / Нет».
Как можно настроить дополнительное поле?
В настройках дополнительного поля есть несколько параметров.
Обязательно для заполнения
Чтобы завершить бронирование, пользователю понадобится заполнить поле.
Необязательно для заполнения
Пользователь может оставить поле пустым.
Заполняется при бронировании
Поле отображается во время бронирования, а не после.
Параметры отображения
Поле отображается при бронировании только при выполнении заданных условий.
Добавление новых значений
Сотрудники смогут добавлять свои варианты в списки, а не только выбирать из готовых.
В чём разница между полями для одного заказа и полями для всей поездки?
Поля для всей поездки относятся ко всей командировке.
Поля для одного заказа относятся к конкретному заказу в рамках поездки. Для таких полей также необходимо выбрать услуги, к которым они будут применяться: отели, авиабилеты, ж/д билеты, трансферы, аренда авто или другие услуги, доступные на Roundtrip.
Как создать дополнительное поле?
Перейдите в «Настройки».
Откройте раздел «Дополнительные поля».
Нажмите «Добавить».
Укажите название поля.
Выберите тип поля: «Текст» или «Список».
При необходимости добавьте подсказку для пользователя.
Выберите, к чему будет относиться поле — к заказу или ко всей поездке.
Если поле относится к одному заказу, выберите услуги, для которых оно будет использоваться.
Укажите, должно ли поле заполняться при бронировании.
Сделайте поле обязательным или необязательным для заполнения.
Выберите, где должно отображаться поле.
Для поля типа «Список» добавьте значения вручную или импортируйте их из CSV-файла.
Нажмите «Сохранить».
Что такое подсказка?
Это короткая инструкция, которая помогает пользователю понять, какую информацию нужно указать в поле.
Например, для поля «Внутренний код» в подсказке можно указать нужный формат кода или объяснить, где его найти.
Когда стоит сделать поле обязательным?
Если информация необходима для отчётности, согласования, финансовых процессов или распределения расходов.
Оставьте поле необязательным, если информация полезна, но требуется не для каждого бронирования.
Перед тем как сделать поле обязательным, убедитесь, что пользователям понятно, какую информацию нужно указать, а само поле актуально для соответствующей поездки или заказа.