Как работает согласование бронирований?
Функция позволяет сотрудникам отправлять запросы на бронирование отелей, ж/д и авиабилетов, а согласующим — подтверждать или отклонять их в одном окне.
Вот как это помогает обеспечить контроль и уверенность в каждом заказе:
Выбор согласующих: запросы могут получать руководители, тревел-менеджеры или специалисты финансового отдела.
Гибкие настройки: вы сами решаете, для каких бронирований необходимо одобрение, а для каких достаточно уведомления.
Мгновенное бронирование: после одобрения запроса сотрудник сможет быстро завершить оформление заказа.
Такой бесшовный процесс поможет эффективно контролировать расходы и соблюдать тревел-политику компании.
В чём преимущества согласования бронирований?
Функция предоставляет компаниям расширенный контроль расходов на командировки и гарантирует, что все бронирования соответствуют корпоративным требованиям.
Основные преимущества:
Бронирования проходят проверку на соответствие тревел-политике компании до подтверждения — это позволяет избежать неожиданных расходов.
Руководство получает доступ к информации о планируемых заказах в режиме реального времени, что помогает контролировать бюджет.
Сотрудники экономят время, избегают ошибок и оформляют бронирования без стресса.
В результате процесс организации деловых поездок становится проще и эффективнее.
Почему согласование бронирований на Roundtrip удобнее ручного процесса?
Согласование по электронной почте, в чатах или с помощью таблиц может быть недостаточно быстрым и централизованным, также при этом повышается риск ошибок. Функция согласования на Roundtrip решает эти проблемы и позволяет сформировать единый автоматизированный процесс.
Основные преимущества:
Полный контроль: вся история запросов хранится в личном кабинете.
Ускоренное согласование: пара кликов вместо переписок в почте и мессенджерах.
Прозрачная коммуникация: к запросам и решениям можно добавлять комментарии.
Всё это помогает команде быть на одной волне и сохранять уверенность, что каждое бронирование соответствует тревел-политике компании.
Можно ли настраивать параметры согласования?
Настройки согласования на Roundtrip гибкие — их легко адаптировать под конкретные правила и предпочтения вашей компании.
Вы можете настроить разные параметры согласования:
Требовать согласование только для заказов-исключений из тревел-политики (например, превышающих бюджет).
Сделать согласование обязательным для всех бронирований, даже если они соответствуют тревел-политике.
Использовать только уведомления о заказах, чтобы согласующие были в курсе событий, но не задерживали оформление.
Гибкость настроек позволяет каждой компании выстроить процесс согласования с учётом внутренних требований.
Какие бывают типы согласования?
На Roundtrip есть два типа согласования:
Запрос отправляется согласующему на почту и в разделе «Согласование» в личном кабинете. Сотрудник может завершить бронирование только после одобрения запроса.
Уведомление отправляется после бронирования, которое сотрудник может завершить без предварительного согласования.
Как согласующие получают уведомления?
Согласующие получают уведомления по электронной почте. Все запросы также отображаются в разделе «Согласование» в личном кабинете.
Могут ли тревел-менеджеры обходить согласование?
Пользователи с ролью «Тревел-менеджер» могут либо обходить процесс согласования, либо участвовать в нём — это зависит от настроек профиля конкретного сотрудника.
Чтобы пользователь с ролью «Тревел-менеджер» мог бронировать услуги без согласования, в карточке сотрудника нужно поставить галочку в поле «Разрешить бронирования без согласования».
Как работает согласование для пользователей с ролью Selfbooker?
Сотрудник, который бронирует услуги для себя, при отправке запроса должен указать причины нарушения тревел-политики, если такие есть.
Он также может добавить комментарий или вложение — вся информация будет доступна согласующему.
Бронирования, ожидающие согласования, отображаются со статусом «Ожидает согласования».
После успешного согласования статус меняется на «Одобрено», и сотрудник самостоятельно завершает бронирование.
Если изначально выбранный тариф недоступен или цена изменилась, сотрудник может найти новый тариф и повторно отправить заявку на согласование или сразу продолжить бронирование (в случае, когда новая цена не превышает допустимое отклонение).
Что происходит, если цена меняется после одобрения запроса?
Процесс согласования на Roundtrip учитывает возможное изменение цен на тревел-услуги.
Как это работает:
Компания может установить допустимый порог повышения стоимости.
Если новая цена выбранного тарифа соответствует допустимому отклонению, сотрудник может забронировать тревел-услугу без повторного согласования.
Важно: если изначально выбранный тариф недоступен, система не позволит автоматически забронировать другой тариф с похожей ценой. Для этого потребуется повторно отправить запрос на согласование.
Могут ли сотрудники запрашивать дополнительные услуги?
Это зависит от настроек согласования, которые выберет компания:
Если опция включена, сотрудники могут заказывать дополнительные платные услуги (например, питание, багаж) без отдельного согласования. Стоимость услуг будет подтверждена позже службой поддержки.
Если опция отключена, сотрудники не могут добавлять в бронирование дополнительные услуги, однако могут обратиться в службу поддержки за информацией.
Как настроить схему согласования?
Чтобы создать схему согласования бронирований для вашей компании, перейдите в раздел «Настройки» → «Схемы согласования» → «+Добавить».
Важно: схему согласования невозможно настроить без тревел-политики.
Схема согласования может относиться к разным тревел-услугам (отели, ж/д билеты, авиабилеты или все перечисленные услуги).
Схема может включать до пяти этапов согласования, с одним или несколькими согласующими.
Согласование может быть последовательным (согласующие принимают решение по очереди) или параллельным (все согласующие принимают решение без определённой очерёдности).
Если включена опция «Требуется согласие всех», бронирование можно завершить только после одобрения всеми согласующими.
Как назначить схему согласования для конкретных сотрудников?
Перейдите в настройки личного кабинета → «Сотрудники».
В строке нужного сотрудника нажмите на три точки → «Редактировать».
Выберите схему согласования, нажмите «Сохранить».
Схему согласования также можно указать для группы сотрудников: для этого перейдите в настройки личного кабинета → «Департаменты».