Campi personalizzati

I campi personalizzati consentono agli amministratori dell'azienda e ai travel manager di raccogliere maggiori informazioni specifiche relative a Viaggi e Ordini all'interno di Roundtrip.

Puoi creare campi legati a reparti, progetti, clienti, scopo delle trasferte, centri di costo, nomi degli eventi, codici interni aziendali, motivi di autorizzazione e altre informazioni utili per la gestione dei viaggi di lavoro.

I campi personalizzati aiutano a raccogliere dati strutturati sulle trasferte direttamente in Roundtrip invece di avvalersi di commenti, fogli di calcolo o file di monitoraggio esterni.

I campi personalizzati possono essere utili nell'ambito di:

Ad esempio, l'azienda può aggiungere un campo Centro di costo per collegare ogni Viaggio o Ordine al budget a cui si riferisce, oppure un campo Scopo del viaggio per mantenere la coerenza dei motivi delle trasferte tra più prenotazioni.

I campi personalizzati possono essere creati dagli amministratori e dai travel manager dell'azienda.

Per accedere ai campi personalizzati:

Puoi creare campi personalizzati relativamente a informazioni che l'azienda ha bisogno di raccogliere durante o dopo la prenotazione.

Ecco alcuni esempi:

Sono disponibili due tipi di campi: testo ed elenco.

I campi di testo consentono di inserire informazioni manualmente.

I campi di testo sono utili per:

I campi a elenco consentono di selezionare un valore da un menu a tendina.

I campi a elenco sono utili per:

Un campo personalizzato può essere configurato come:

Obbligatorio

Gli utenti sono tenuti a compilare il campo prima di portare a termine la prenotazione se il campo viene mostrato in fase di prenotazione.

Facoltativo

Gli utenti possono lasciare vuoto il campo.

Da compilare durante la prenotazione

Il campo compare durante la procedura di prenotazione.

Con condizioni di visualizzazione

Il campo compare nella procedura di prenotazione se vengono soddisfatte determinate condizioni.

I dipendenti possono aggiungere nuovi valori

Dal menu a tendina, i dipendenti possono aggiungere nuovi valori anziché scegliere esclusivamente tra le opzioni predefinite.

I campi di livello Viaggio si riferiscono all'intero Viaggio.

I campi di livello Ordine si riferiscono a un Ordine specifico all'interno di un Viaggio. Per i campi di livello Ordine è anche necessario selezionare i servizi a cui si applicano, come ad esempio hotel, voli, treni o altri servizi disponibili su Roundtrip.

Per creare un campo personalizzato:

Un suggerimento è una breve indicazione che aiuta gli utenti a capire cosa inserire nel campo.

Ad esempio, per un campo Codice aziendale internazionale, l'indicazione può spiegare il formato previsto o dove trovare il codice.

Rendi i campi obbligatori se i dati che conterranno sono necessari ai fini di rendicontazione, autorizzazioni, processi finanziari o ripartizione dei costi.

Lascia i campi facoltativi se i dati che conterranno sono utili ma non necessari per tutte le prenotazioni.

Prima di impostare un campo come obbligatorio, assicurati che gli utenti capiscano cosa devono inserire e che il campo sia pertinente al Viaggio o all'Ordine selezionato.

Sì. È possibile configurare un campo in modo che possa essere compilato successivamente dai dettagli di Viaggio o Ordine.

Ciò risulta utile quando le informazioni non sono disponibili in fase di prenotazione o quando i travel manager devono inserire dati dopo aver creato la prenotazione.

Chi si occupa di approvare le trasferte può consultare le informazioni dei campi personalizzati direttamente nella pagina di approvazione, per avere un quadro più completo. Per assicurarti che queste informazioni siano disponibili prima che venga presa una decisione, imposta la compilazione del campo come obbligatoria durante la prenotazione.

I campi personalizzati possono comparire in:

Quando crei o modifichi un campo, seleziona il luogo in cui dovrà comparire il campo.

Per modificare un campo personalizzato:

No. Dopo la creazione di un campo, non è possibile modificarne il tipo. Se hai bisogno di un diverso tipo di campo, creane uno nuovo in modo corretto.

Disattiva un campo quando vuoi smettere di utilizzarlo per le nuove prenotazioni, ma pensi che potrebbe servirti nuovamente in futuro. Un campo disattivato può essere riattivato.

Elimina un campo solo se sei sicuro che non ti servirà più. Se vorrai utilizzarlo nuovamente in futuro, dovrai creare un nuovo campo.

In entrambi i casi, i valori inseriti in precedenza rimarranno visibili nei viaggi e nelle prenotazioni esistenti, ma non potranno più essere modificati.

Per disattivare un campo personalizzato:

Per eliminare un campo personalizzato:

Se non sai se il campo sarà ancora necessario, opta per la disattivazione.

Per i campi a elenco, puoi:

Un valore di default viene preselezionato nel menu a tendina. Gli utenti possono comunque cambiare il valore qualora un'altra opzione sia più adatta.

L'importazione da CSV è utile per i lunghi elenchi, come quelli relativi a reparti, centri di costo, codici di progetto, filiali o clienti.

Per importare i valori:

Se il formato del file non è valido, vedrai un messaggio di errore.

Usa l'importazione tramite CSV quando l'elenco è troppo lungo da inserire manualmente.

L'importazione tramite CSV è utile per:

Se vi è un errore di importazione tramite CSV, controlla che:

Se il formato del file non è valido, vedrai un messaggio di errore.

Le condizioni di visualizzazione permettono di far comparire campi aggiuntivi solo quando sono soddisfatti determinati criteri. In questo modo il processo di prenotazione rimane sempre ben mirato raccogliendo al contempo informazioni in più quando necessarie.

Per esempio:

Se Scopo del viaggio = Formazione, allora mostra Nome corso di formazione.

Se Viaggio per cliente = Sì, allora mostra Cliente.

Per creare una condizione:

Una condizione può non essere disponibile se:

Se la configurazione non è valida, vedrai un messaggio di errore.

Se un campo con condizione non compare, controlla che:

Sì. È possibile mostrare campi personalizzati nei report se questa opzione viene selezionata nelle impostazioni del campo.

In questo modo è possibile analizzare i dati delle trasferte in base a reparto, progetto, centro di costo, cliente, scopo del viaggio o altre informazioni specifiche dell'azienda.

Sì. I campi personalizzati possono comparire nelle fatture se selezionati nelle impostazioni del campo.

In questo modo i team finanziari possono collegare i costi delle trasferte ai riferimenti interni, ai budget o ai partner a cui si riferiscono.

Sì. I campi personalizzati possono comparire nei filtri della pagina Viaggi se selezionati nelle impostazioni del campo.

In questo modo gli utenti trovano i Viaggi sulla base di dati strutturati raccolti dalla tua azienda.