Che cos'è la nuova funzione relativa alla procedura di autorizzazione?
La procedura di autorizzazione consente ai dipendenti di inviare ordini relativi a trasferte, come voli, hotel o biglietti ferroviari, a una specifica persona prima della conferma della prenotazione.
Ecco in che modo offre supervisione e sicurezza:
Flessibilità della verifica: gli ordini possono essere inviati per l'approvazione ai manager, ai coordinatori delle trasferte o ai team finanziari.
Notifiche personalizzabili: è possibile decidere se le prenotazioni richiedono l'autorizzazione o una semplice notifica.
Prenotazione istantanea: una volta approvato un ordine, il servizio può essere prenotato immediatamente.
In questo modo la procedura è più snella e le aziende mantengono il controllo dei budget e rispettano la policy sui viaggi.
Quali sono i vantaggi della procedura di autorizzazione?
La funzione consente all'azienda di aver un maggior controllo delle spese di trasferta e garantisce che tutte le prenotazioni rispettino la policy sui viaggi, con un conseguente risparmio di tempo e denaro.
Vantaggi principali:
Prima di essere confermate, le prenotazioni sono in linea con il regolamento aziendale, evitando spese impreviste.
I dirigenti hanno accesso in tempo reale alle attività di viaggio, contribuendo al controllo dei budget.
I team risparmiano tempo evitando errori e riprenotazioni al di fuori della piattaforma.
Grazie a tutto ciò l'organizzazione delle trasferte diventa più efficiente e facile da gestire.
Perché la procedura di autorizzazione è migliore dell'autorizzazione manuale?
L'autorizzazione manuale via e-mail, chat o foglio di calcolo può essere lenta, decentralizzata e dare luogo a errori. La procedura di autorizzazione risolve questi problemi creando un unico sistema centralizzato per tutte le richieste di trasferta.
Trai vantaggi più importanti vi sono:
Piena trasparenza: offre un flusso di lavoro chiaro con una cronologia completa delle decisioni.
Maggiore velocità: riduce i controlli manuali e lo scambio di e-mail.
Comunicazione chiara: i dipendenti sono sempre al corrente delle ragioni alla base di eventuali richieste rifiutate.
Ciò aiuta i team a rimanere allineati e ad avere la certezza che tutte le prenotazioni rispettino la policy aziendale.
Posso personalizzare le impostazioni della procedura di autorizzazione?
Sì, la procedura di autorizzazione è altamente flessibile e può essere adattata alle regole e preferenze specifiche dell'azienda.
Puoi configurare le impostazioni in diversi modi:
Richiedere l'autorizzazione solo per trasferte che rappresentano un'eccezione alla policy sui viaggi, come quelle che superano il budget o i limiti di classe.
Rendere l'autorizzazione obbligatoria per tutte le prenotazioni, anche quelle che rientrano nella policy.
Utilizzare solo avvisi tramite notifica per tenere informati i manager senza impedire ai dipendenti di effettuare prenotazioni.
Grazie a questa flessibilità, ogni azienda può scegliere la configurazione più adatta ai propri processi.
Quali sono le tipologie di autorizzazione?
Ci sono due tipi di autorizzazione:
Richiesta: la richiesta viene inviata tramite e-mail alla persona incaricata dell'autorizzazione e compare nella sezione "Autorizzazione". La prenotazione non può essere completata finché non viene approvata.
Notifica: la prenotazione può essere completata senza restrizioni, ma la persona incaricata dell'autorizzazione ne riceve notifica via e-mail e nella sezione "Autorizzazione".
Come vengono inviate le notifiche alle persone incaricate dell'autorizzazione?
Chi è responsabile dell'autorizzazione riceve le notifiche via e-mail e tutte le richieste o gli avvisi compaiono anche nella sezione "Autorizzazione" sulla piattaforma.
I responsabili trasferte possono bypassare le autorizzazioni?
Sì. Gli utenti che hanno il ruolo di "Travel Manager" possono bypassare le autorizzazioni o inserire le prenotazioni nella procedura di autorizzazione, a seconda delle restrizioni configurate nella cartella del dipendente.
Come funziona per chi effettua prenotazioni personali?
Chi effettua prenotazioni personali deve indicare le ragioni delle eventuali violazioni della policy al momento dell'invio di una prenotazione.
Può aggiungere commenti o allegati facoltativi; tutte le informazioni sono visualizzabili dalla persona incaricata dell'autorizzazione.
Le prenotazioni in attesa di autorizzazione sono segnalate dallo stato "In attesa di autorizzazione".
Una volta fornita l'autorizzazione, lo stato diventa "Autorizzato", ma chi effettua la prenotazione personale deve portare a termine la prenotazione.
Se la tariffa scade o il prezzo cambia, chi effettua la prenotazione personale può cercare una nuova tariffa, inviare una nuova richiesta di autorizzazione o procedere se il nuovo prezzo rientra nella variazione di prezzo consentita.
I dipendenti possono richiedere servizi aggiuntivi?
Sì, tramite la configurazione di servizi aggiuntivi:
In caso di approvazione, chi effettua prenotazioni personali può richiedere servizi aggiuntivi (ad es. pasti, bagagli) senza ulteriori autorizzazioni, in quanto i costi vengono confermati successivamente dall'assistenza.
In caso di mancata approvazione, chi effettua prenotazioni personali non può richiedere servizi a pagamento, ma può contattare l'assistenza per ottenere informazioni.
Cosa accade se il prezzo cambia dopo che una prenotazione viene autorizzata?
La procedura di autorizzazione è pensata per gestire casi reali tenendo conto della variabilità dei prezzi.
Ecco in che modo gestisce i cambiamenti:
Le aziende possono stabilire un importo di tolleranza specifico per gli aumenti delle tariffe.
Se la nuova tariffa rientra nel limite di tolleranza, il dipendente può prenotare senza richiedere l'autorizzazione.
N.B.: se la tariffa originaria scade, il sistema non consente in automatico la prenotazione di un'altra tariffa a un prezzo analogo e la richieste deve essere inviata nuovamente.
Questa pratica funzione evita ritardi e aiuta i dipendenti a completare le prenotazioni senza interruzioni superflue.
Che cosa sono gli schemi di autorizzazione e come funzionano?
Le impostazioni della procedura di autorizzazione sono gestite tramite "Schemi di autorizzazione".
È possibile aggiungere schemi in “Impostazioni” → “Schemi di autorizzazione” → “+Aggiungi”
Ogni schema definisce quali servizi sono coperti (voli, hotel, treni o tutti i servizi)
Gli schemi possono includere fino a cinque fasi di autorizzazione, con una o più persone incaricate dell'autorizzazione.
L'autorizzazione può essere sequenziale (una persona incaricata dell'autorizzazione dopo l'altra) o parallela (tutti gli incaricati decidono contemporaneamente).
Se è abilitata l'opzione "Autorizzazione richiesta da tutti", tutti gli incaricati devono approvare prima che si possa procedere alla prenotazione.
N.B.: gli schemi sono collegati alle policy sui viaggi. Se non viene assegnata una policy, la schema non funzionerà.
Come si assegnano gli schemi?
Gli schemi possono essere assegnati a un dipendente nella rispettiva scheda dipendente nella cartella.
Le policy e gli schemi possono essere applicati anche a livello di gruppo.