Que sont les Champs supplémentaires ?
Les Champs supplémentaires permettent aux administrateurs d’entreprise et aux responsables des voyages de collecter dans Roundtrip des informations supplémentaires propres à leur activité au niveau des Séjours et des Commandes.
Vous pouvez créer des champs pour les départements, projets, clients, motifs de déplacement, centres de coûts, noms d’événements, codes internes, motifs d’approbation ou toute autre information nécessaire à la gestion des déplacements professionnels de votre entreprise.
Les Champs supplémentaires permettent aux équipes de collecter des données de voyage structurées directement sur Roundtrip, plutôt que de s’appuyer sur des commentaires, des feuilles de calcul ou des fichiers de suivi externes.
À quoi servent les Champs supplémentaires ?
Ils peuvent notamment être utilisés pour :
le reporting ;
la répartition des coûts ;
une prise de décision plus éclairée lors des approbations ;
les processus financiers ;
la facturation client ;
le suivi interne ;
le respect des processus de voyage de l’entreprise ;
la réduction des relances et tâches manuelles après réservation.
Par exemple, une entreprise peut créer un champ Centre de coûts pour associer chaque Séjour ou Commande au budget correspondant, ou un champ Motif du déplacement afin d’harmoniser les motifs renseignés lors des réservations.
Qui peut créer des Champs supplémentaires ?
Les Champs supplémentaires peuvent être créés par les administrateurs d’entreprise et les responsables des voyages.
Pour y accéder :
Ouvrez votre Profil.
Sélectionnez Champs supplémentaires.
Pour quelles informations puis-je créer un Champ supplémentaire ?
Vous pouvez créer des Champs supplémentaires pour les informations que votre entreprise souhaite collecter pendant ou après la réservation.
Exemples :
Département
Projet
Centre de coûts
Client
Motif du déplacement
Nom de l’événement
Code interne
Motif d’approbation
Référence de facturation client
Commentaires complémentaires
Quels types de champs sont disponibles ?
Deux types de champs sont disponibles : Texte et Liste.
Champs Texte
Les champs Texte permettent aux utilisateurs de saisir librement une information.
Ils peuvent notamment être utilisés pour :
les noms de projets ;
les codes internes ;
les noms d’événements ;
les références clients ;
les commentaires.
Champs Liste
Les champs Liste permettent aux utilisateurs de sélectionner une valeur dans un menu déroulant.
Ils sont particulièrement adaptés pour :
les départements ;
les centres de coûts ;
les clients ;
les motifs de déplacement ;
les réponses Oui/Non.
Quels paramètres peuvent être configurés ?
Un Champ supplémentaire peut être configuré comme suit :
Obligatoire
L’utilisateur doit renseigner le champ avant de finaliser la réservation si celui-ci apparaît pendant le processus de réservation.
Facultatif
L’utilisateur peut laisser le champ vide.
À renseigner pendant la réservation
Le champ apparaît pendant le processus de réservation.
Conditions d’affichage
Le champ concerné apparaît pendant la réservation uniquement lorsque certaines conditions sont remplies.
Les employés peuvent ajouter des valeurs
Pour les champs de type Liste, les employés peuvent ajouter de nouvelles valeurs au lieu de choisir uniquement parmi les options prédéfinies.
Quelle est la différence entre un champ au niveau du Séjour et un champ au niveau de la Commande ?
Les champs au niveau du Séjour s’appliquent à l’ensemble du Séjour.
Les champs au niveau de la Commande s’appliquent à une Commande spécifique au sein d’un Séjour.
Pour les champs au niveau de la Commande, vous devez également sélectionner les services concernés, par exemple l’hébergement, les vols, le train, la location de voiture ou d’autres services disponibles dans Roundtrip.
Comment créer un Champ supplémentaire ?
Pour créer un Champ supplémentaire :
Accédez à votre Profil.
Ouvrez Champs supplémentaires.
Cliquez sur Ajouter.
Saisissez le nom du champ.
Sélectionnez le type : Texte ou Liste.
Ajoutez une indication si les utilisateurs ont besoin d’informations supplémentaires.
Choisissez le niveau du champ : Séjour ou Commande.
Pour les champs au niveau de la Commande, sélectionnez les services concernés.
Choisissez si le champ doit apparaître pendant la réservation.
Définissez-le comme obligatoire ou facultatif.
Sélectionnez les emplacements où le champ doit apparaître.
Pour les champs de type Liste, ajoutez les valeurs manuellement ou importez-les via un fichier CSV.
Cliquez sur Enregistrer.
Qu’est-ce qu’une indication ?
Une indication est une courte instruction qui aide les utilisateurs à comprendre les informations qu’ils doivent renseigner.
Par exemple, pour un champ Code interne, l’indication peut préciser le format attendu ou expliquer où trouver ce code.
Dois-je rendre un champ obligatoire ou facultatif ?
Rendez un champ obligatoire lorsque l’information est nécessaire pour le reporting, l’examen des demandes d’approbation, les processus financiers ou la répartition des coûts.
Laissez-le facultatif lorsque l’information est utile mais n’est pas nécessaire pour chaque réservation.
Avant de rendre un champ obligatoire, assurez-vous que les utilisateurs comprennent ce qu’ils doivent renseigner et que le champ est pertinent pour le parcours Séjour ou Commande sélectionné.
Peut-on renseigner un champ après la réservation ?
Oui. Un champ peut être configuré pour être complété ultérieurement depuis les détails du Séjour ou de la Commande.
Cette option est utile lorsque l’information n’est pas disponible au moment de la réservation ou lorsque les responsables des voyages doivent compléter les données après la création de la réservation.
Comment les Champs supplémentaires facilitent-ils les décisions d’approbation ?
Les responsables de l’approbation peuvent consulter les informations des Champs supplémentaires sur la page d’approbation afin de disposer de davantage de contexte avant de prendre leur décision.
Pour vous assurer que ces informations sont disponibles au moment de l’approbation, rendez le champ obligatoire et demandez aux utilisateurs de le renseigner pendant la réservation.
Où les Champs supplémentaires peuvent-ils apparaître ?
Les Champs supplémentaires peuvent être affichés dans :
les rapports ;
les factures ;
les filtres de la page Séjours.
Lors de la création ou de la modification d’un champ, sélectionnez les emplacements où vous souhaitez le faire apparaître.
Comment modifier un Champ supplémentaire ?
Pour modifier un Champ supplémentaire :
Ouvrez votre Profil.
Accédez à Champs supplémentaires.
Repérez le champ concerné.
Ouvrez le menu à trois points.
Sélectionnez Modifier.
Effectuez les modifications nécessaires.
Cliquez sur Enregistrer.
Puis-je modifier le type d’un champ après sa création ?
Non. Le type d’un champ ne peut pas être modifié une fois celui-ci créé.
Si vous avez besoin d’un autre type de champ, créez-en un nouveau avec le type approprié.
Quelle est la différence entre désactiver et supprimer un Champ supplémentaire ?
Désactivez un champ si vous souhaitez arrêter de l’utiliser pour les nouvelles réservations, mais pensez pouvoir en avoir de nouveau besoin à l’avenir. Un champ désactivé peut être réactivé.
Supprimez un champ uniquement si vous êtes certain de ne plus en avoir besoin. Si vous souhaitez l’utiliser à nouveau par la suite, vous devrez créer un nouveau champ.
Dans les deux cas, les valeurs déjà renseignées restent visibles dans les Séjours et Commandes existants, mais ne peuvent plus être modifiées.
Comment désactiver un Champ supplémentaire ?
Pour désactiver un Champ supplémentaire :
Ouvrez votre Profil.
Accédez à Champs supplémentaires.
Repérez le champ.
Ouvrez le menu à trois points.
Sélectionnez Désactiver.
Comment supprimer un Champ supplémentaire ?
Pour supprimer un Champ supplémentaire :
Ouvrez votre Profil.
Accédez à Champs supplémentaires.
Repérez le champ.
Ouvrez le menu à trois points.
Sélectionnez Supprimer.
Confirmez l’action.
Comment gérer les valeurs d’une liste déroulante ?
Pour les champs de type Liste, vous pouvez :
ajouter une valeur ;
modifier une valeur ;
définir une valeur par défaut ;
télécharger la liste des valeurs existantes ;
supprimer une valeur.
Qu’est-ce qu’une valeur par défaut ?
Une valeur par défaut est présélectionnée dans la liste déroulante.
L’utilisateur peut néanmoins la modifier si une autre option est plus appropriée.
Comment importer les valeurs d’une liste déroulante à l’aide d’un fichier CSV ?
L’import CSV est utile pour les longues listes, par exemple les départements, centres de coûts, codes projet, filiales ou clients.
Pour importer des valeurs :
Ouvrez le champ de type Liste.
Téléchargez le modèle CSV.
Ajoutez vos valeurs dans le fichier.
Importez le fichier complété.
Cliquez sur Importer.
Si le format du fichier n’est pas valide, un message d’erreur s’affiche.
Quand utiliser l’import CSV ?
Utilisez l’import CSV lorsque la liste est trop longue pour être saisie manuellement.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour :
les départements ;
les centres de coûts ;
les codes projet ;
les filiales ;
les clients ;
les codes internes.
Que faire si l’import CSV ne fonctionne pas ?
Si l’import CSV échoue, vérifiez que :
vous utilisez bien le modèle CSV téléchargé ;
le format du fichier n’a pas été modifié ;
les colonnes obligatoires ont été renseignées ;
les valeurs figurent dans les bonnes colonnes ;
le fichier ne contient pas de lignes vides inutiles ;
le fichier a bien été enregistré au format CSV avant son import.
Si le format du fichier n’est pas valide, un message d’erreur s’affiche.
Que sont les conditions d’affichage ?
Les conditions d’affichage permettent de faire apparaître certains champs supplémentaires uniquement lorsque des critères spécifiques sont remplis.
Cela permet de garder le processus de réservation simple tout en collectant des informations supplémentaires lorsqu’elles sont pertinentes.
Par exemple :
Si Motif du déplacement = Formation → afficher Nom de la formation.
Si Déplacement client = Oui → afficher Client.
Comment créer une condition d’affichage ?
Pour créer une condition :
Ouvrez votre Profil.
Accédez à Champs supplémentaires.
Sélectionnez Conditions d’affichage.
Cliquez sur Ajouter.
Dans la section Si, sélectionnez le champ et la valeur.
Dans la section Alors afficher, sélectionnez les champs qui doivent apparaître et définissez chacun d’eux comme obligatoire ou facultatif.
Cliquez sur Enregistrer.
Pourquoi ne puis-je pas créer une condition ?
Une condition peut ne pas être disponible si :
les niveaux des champs ne correspondent pas ;
les services sélectionnés ne correspondent pas ;
un champ au niveau du Séjour dépend d’un champ au niveau de la Commande ;
la configuration sélectionnée n’est pas valide.
Si la configuration n’est pas valide, un message d’erreur s’affiche.
Que vérifier si un champ conditionnel n’apparaît pas ?
Si un champ conditionnel n’apparaît pas, vérifiez que :
la condition a bien été enregistrée ;
le bon champ et la bonne valeur sont sélectionnés dans la section Si ;
le champ sélectionné dans la section Alors afficher est actif ;
les niveaux des champs correspondent ;
les services concernés correspondent ;
le champ est disponible dans le parcours Séjour ou Commande sélectionné.
Puis-je utiliser les Champs supplémentaires dans les rapports ?
Oui. Les Champs supplémentaires peuvent apparaître dans les rapports si cette option est sélectionnée dans les paramètres du champ.
Cela permet notamment d’analyser les données de voyage par département, projet, centre de coûts, client, motif de déplacement ou selon toute autre information spécifique à votre entreprise.
Puis-je utiliser les Champs supplémentaires dans les factures ?
Oui. Les Champs supplémentaires peuvent apparaître dans les factures si cette option est sélectionnée dans les paramètres du champ.
Cela peut aider les équipes financières à associer les coûts de voyage aux bonnes références internes, aux bons budgets ou aux partenaires concernés.
Puis-je utiliser les Champs supplémentaires comme filtres sur la page Séjours ?
Oui. Les Champs supplémentaires peuvent être utilisés comme filtres sur la page Séjours si cette option est sélectionnée dans les paramètres du champ.
Cela permet aux utilisateurs de retrouver plus facilement des Séjours à partir des données structurées collectées par l’entreprise.