¿Qué son los Campos personalizados?
Los Campos personalizados permiten a los administradores de la empresa y a los gestores de viajes recopilar información adicional específica de la empresa para los Viajes y Reservas en Roundtrip.
Puedes crear campos para departamentos, proyectos, clientes, motivos del viaje, centros de costes, nombres de eventos, códigos internos de la empresa, motivos de aprobación y cualquier otra información que tu empresa necesite para gestionar los viajes.
Los Campos personalizados ayudan a los equipos a recopilar datos de viaje estructurados directamente en Roundtrip, sin tener que recurrir a comentarios, hojas de cálculo o archivos de seguimiento externos.
¿Para qué sirven los Campos personalizados?
Los Campos personalizados te permiten:
Elaborar informes
Asignar costes
Completar documentos de aprobación
Facilitar los procesos financieros
Gestionar la facturación de clientes
Realizar el seguimiento interno
Cumplir los procesos de viaje de la empresa
Reducir las tareas manuales después de realizar una reserva
Por ejemplo, una empresa puede añadir un campo Centro de costes para asociar cada Viaje o Reserva al presupuesto correspondiente, o un campo Motivo del viaje para mantener la coherencia de los motivos de viaje en todas las reservas.
¿Cómo puedo crear Campos personalizados?
Los Campos personalizados pueden crearlos los administradores de la empresa y los gestores de viajes.
Para acceder a Campos personalizados:
Abre "Configuración de la cuenta".
Selecciona "Campos personalizados".
¿Para qué puedo crear un Campo personalizado?
Puedes crear Campos personalizados para recopilar la información que tu empresa necesite durante la reserva o una vez completada.
Algunos ejemplos habituales son:
Departamento
Proyecto
Centro de costes
Cliente
Motivo del viaje
Nombre del evento
Código interno de la empresa
Motivo de aprobación
Referencia de facturación de clientes
Comentarios adicionales
¿Qué tipos de campos hay disponibles?
Existen dos tipos de campo: texto y lista.
Los campos de texto permiten a los usuarios introducir información manualmente.
Son útiles para:
Nombres de proyectos
Códigos internos
Nombres de eventos
Referencias de clientes
Comentarios
Los campos de tipo lista permiten seleccionar un valor de una lista desplegable.
Son útiles para:
Departamentos
Centros de costes
Clientes
Motivos del viaje
Opciones de sí o no
¿Qué opciones de configuración hay disponibles para los Campos personalizados?
Un Campo personalizado puede configurarse como:
Obligatorio
Los usuarios deben completar el campo antes de finalizar la reserva si se muestra durante el proceso de reserva.
Opcional
Los usuarios pueden dejar el campo en blanco.
Visible durante la reserva
El campo se muestra durante el proceso de reserva.
Condiciones de visualización
El campo correspondiente se muestra durante el proceso de reserva únicamente cuando se cumplen determinadas condiciones.
¿Cuál es la diferencia entre los campos de nivel Viaje y de nivel Reserva?
Los campos de nivel Viaje se aplican a todo el viaje.
Los campos de nivel Reserva se aplican a una reserva concreta dentro de un Viaje. En este caso, también debes seleccionar los servicios correspondientes, como alojamiento, vuelos, billetes de tren, alquiler de coches u otros servicios disponibles en Roundtrip.
¿Cómo creo un Campo personalizado?
Para crear un Campo personalizado:
Ve a "Configuración de la cuenta".
Abre "Campos personalizados".
Haz clic en "Añadir".
Introduce un nombre para el campo.
Selecciona el tipo de campo: texto o lista.
Añade una sugerencia si consideras que los usuarios necesitan información adicional.
Elige el nivel del campo: Viaje o Reserva.
Si se trata de un campo de nivel Reserva, selecciona los servicios correspondientes.
Indica si el campo debe mostrarse durante la reserva.
Configura el campo como obligatorio u opcional.
Selecciona dónde debe mostrarse el campo.
En los campos de tipo lista, añade los valores manualmente o impórtalos mediante un archivo CSV.
Haz clic en "Guardar".
¿Qué es una sugerencia?
Una sugerencia es una breve indicación que ayuda a los usuarios a entender qué información deben introducir en un campo.
Por ejemplo, en un campo Código interno de la empresa, en la sugerencia se puede indicar el formato esperado o explicar dónde encontrar el código.
¿Debo configurar un campo como obligatorio u opcional?
Establece un campo como obligatorio cuando la información sea necesaria para la elaboración de informes, aprobaciones, procesos financieros o asignación de costes.
Déjalo como opcional si la información es útil, pero no es necesaria en todas las reservas.
Antes de hacer obligatorio un campo, asegúrate de que los usuarios entienden qué información deben introducir y de que el campo sea relevante para el flujo del Viaje o Reserva correspondiente.
¿Se puede completar un campo después de realizar la reserva?
Sí. Puedes configurar un campo para que se complete más adelante desde los detalles del Viaje o de la Reserva.
Esto resulta útil si, durante la reserva, la información aún no está disponible o cuando los gestores de viajes necesitan completar los datos una vez creada la reserva.
¿Dónde pueden mostrarse los Campos personalizados?
Los Campos personalizados pueden mostrarse en:
Informes
Facturas
Documentos de cierre
Documentos de aprobación
Correos electrónicos de aprobación
Filtros de la página Viajes
Al crear o editar un campo, selecciona los lugares donde debe mostrarse.
¿Cómo edito un Campo personalizado?
Para editar un Campo personalizado:
Abre "Configuración de la cuenta".
Ve a "Campos personalizados".
Localiza el campo.
Abre el menú de los tres puntos.
Selecciona "Editar".
Realiza los cambios necesarios.
Haz clic en "Guardar".
¿Puedo cambiar el tipo de un campo después de crearlo?
No. Una vez creado un campo, no es posible cambiar su tipo. Si necesitas un tipo de campo diferente, crea un campo nuevo con el tipo adecuado.
¿Cómo desactivo un Campo personalizado?
Para desactivar un Campo personalizado:
Abre "Configuración de la cuenta".
Ve a "Campos personalizados".
Busca el campo.
Abre el menú de los tres puntos.
Selecciona "Desactivar".
Desactiva un campo cuando deje de ser necesario para futuras reservas. Tras desactivarlo, los datos históricos seguirán estando disponibles.
¿Cuándo debo desactivar un campo en lugar de eliminarlo?
Desactiva un campo cuando quieras dejar de utilizarlo en las nuevas reservas, pero necesites conservar los datos existentes para el historial, los informes, los documentos o el seguimiento interno.
¿Cómo elimino un Campo personalizado?
Para eliminar un Campo personalizado:
Abre "Configuración de la cuenta".
Ve a "Campos personalizados".
Localiza el campo.
Abre el menú de los tres puntos.
Selecciona "Eliminar".
Confirma la acción.
Antes de eliminar un campo, asegúrate de que ya no sea necesario para los informes, los documentos, los procesos de aprobación ni el historial.
¿Qué debo comprobar antes de eliminar un campo?
Antes de eliminar un campo, comprueba si se utiliza en:
Informes
Facturas
Documentos de cierre
Documentos de aprobación
Correos electrónicos de aprobación
Filtros de la página Viajes
Registros históricos
Procesos internos de finanzas o elaboración de informes
Si no estás seguro de si el campo sigue siendo necesario, desactívalo en lugar de eliminarlo.
¿Cómo gestiono los valores de una lista desplegable?
En los campos de tipo lista, puedes:
Añadir un valor
Editar un valor
Establecer un valor predeterminado
Eliminar un valor
¿Qué es un valor predeterminado?
Un valor predeterminado aparece seleccionado automáticamente en la lista desplegable. No obstante, los usuarios pueden cambiarlo si otra opción resulta más adecuada.
¿Cómo importo valores de una lista desplegable mediante un archivo CSV?
La importación mediante CSV resulta útil para listas desplegables largas, como las de departamentos, centros de costes, códigos de proyecto, sucursales o clientes.
Para importar los valores:
Abre el campo de tipo lista.
Descarga la plantilla CSV.
Añade los valores al archivo.
Sube el archivo completado.
Haz clic en "Importar".
Si el formato del archivo no es válido, Roundtrip mostrará un mensaje de error.
¿Cuándo debo utilizar la importación mediante CSV?
Utiliza la importación mediante CSV cuando la lista sea demasiado larga para introducir los valores manualmente.
Este método resulta especialmente útil para:
Departamentos
Centros de costes
Códigos de proyectos
Sucursales
Clientes
Códigos internos de la empresa
¿Qué debo hacer si la importación mediante CSV no funciona?
Si la importación mediante CSV falla, asegúrate de que:
Has utilizado la plantilla CSV descargada.
No se haya modificado el formato del archivo.
Has rellenado todas las columnas obligatorias.
Los valores se han introducido en la columna correcta.
El archivo no contiene filas vacías que deban eliminarse.
Has guardado el archivo en formato CSV antes de subirlo.
Si el formato del archivo no es válido, Roundtrip mostrará un mensaje de error.
¿Qué son las condiciones de visualización?
Las condiciones de visualización permiten que los campos adicionales solo se muestren cuando se cumplen determinados criterios. De este modo, el proceso de reserva sigue siendo sencillo, al tiempo que se recopila información adicional cuando es necesaria.
Por ejemplo:
Si Motivo del viaje = Formación, mostrar Nombre del curso.
Si Viaje para un cliente = Sí, mostrar Cliente.
¿Cómo creo una condición?
Para crear una condición:
Abre "Configuración de la cuenta".
Ve a "Campos personalizados".
Selecciona "Condiciones".
Haz clic en "Añadir".
En la sección "Si", selecciona el campo y el valor.
En la sección "Mostrar", selecciona el campo que debe aparecer.
Haz clic en "Guardar".
¿Por qué no puedo crear una condición?
Es posible que no puedas crear una condición por alguno de estos motivos:
Los niveles de los campos no coinciden.
Los servicios seleccionados no coinciden.
Un campo de nivel Viaje depende de un campo de nivel Reserva.
La configuración seleccionada no es válida.
Si la configuración no es válida, Roundtrip mostrará un mensaje de error.
¿Qué debo comprobar si no aparece un campo condicionado?
Si un campo condicionado no aparece, comprueba que:
La condición se haya guardado correctamente.
En la sección "Si" has seleccionado el campo y el valor correctos.
El campo seleccionado en la sección "Mostrar" está activo.
Los niveles de los campos coincidan.
Los servicios correspondientes coinciden.
El campo está disponible en el flujo de Viaje o Reserva seleccionado.
¿Puedo utilizar los Campos personalizados en los informes?
Sí. Los Campos personalizados pueden mostrarse en los informes si esta opción está seleccionada en la configuración del campo.
Esto permite a los equipos analizar los datos de viaje por departamento, proyecto, centro de costes, cliente, motivo del viaje o cualquier otra información específica de la empresa.
¿Puedo utilizar los Campos personalizados en las facturas y los documentos de cierre?
Sí. Los Campos personalizados pueden mostrarse en las facturas y los documentos de cierre si esta opción está seleccionada en la configuración del campo.
Esto ayuda a los equipos financieros a relacionar los costes de los viajes con las referencias internas, los presupuestos o los socios correspondientes.
¿Puedo utilizar los Campos personalizados en los documentos y correos electrónicos de aprobación?
Sí. Los Campos personalizados pueden mostrarse en los documentos y correos electrónicos de aprobación si esta opción está seleccionada en la configuración del campo.
De este modo, los responsables de aprobar viajes disponen de un mayor contexto, como el departamento, el proyecto, el cliente, el motivo del viaje o el motivo de la aprobación.
¿Puedo utilizar los Campos personalizados como filtros de la página Viajes?
Sí. Los Campos personalizados pueden mostrarse como filtros en la página Viajes si esta opción está seleccionada en la configuración del campo.
Esto les facilita a los usuarios la búsqueda de Viajes a partir de la información estructurada que recopila tu empresa.
¿Puedo utilizar los Campos personalizados en los procesos de aprobación?
Los campos personalizados permiten añadir información específica de la empresa a los documentos y correos electrónicos de aprobación.
Por ejemplo, los responsables de aprobar los viajes pueden consultar el motivo del viaje, el departamento, el proyecto, el cliente o el centro de costes asociado a un Viaje o Reserva.