Was sind benutzerdefinierte Felder?
Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es Unternehmensadministratoren und Reisemanagern, zusätzliche unternehmensspezifische Informationen für Reisen und Aufträge in Roundtrip zu erfassen.
Sie können Felder für Abteilungen, Projekte, Kundschaft, Reisezwecke, Kostenstellen, Veranstaltungsnamen, interne Geschäftscodes, Freigabegründe und andere Informationen erstellen, die Ihr Unternehmen für das Reisemanagement benötigt.
Benutzerdefinierte Felder helfen Teams, strukturierte Reisedaten direkt in Roundtrip zu erfassen, anstatt sich auf Kommentare, Tabellen oder externe Tracking-Dateien zu verlassen.
Wobei können benutzerdefinierte Felder helfen?
Benutzerdefinierte Felder können bei Folgendem helfen:
Reporting
Kostenzuordnung
Freigabedokumente
Finanzprozesse
Kundschaftsabrechnung
Interne Nachverfolgung
Einhaltung von Reiserichtlinien des Unternehmens
Reduzierung manueller Nachfragen nach der Buchung
Ein Unternehmen kann beispielsweise ein Kostenstellenfeld hinzufügen, um jede Reise oder jeden Auftrag mit dem richtigen Budget zu verknüpfen, oder ein Reisezweckfeld, um Reisegründe über Buchungen hinweg konsistent zu halten.
Wer kann benutzerdefinierte Felder erstellen?
Benutzerdefinierte Felder können von Unternehmensadministratoren und Reisemanagern erstellt werden.
So greifen Sie auf benutzerdefinierte Felder zu:
Öffnen Sie „Kontoeinstellungen“.
Wählen Sie „Benutzerdefinierte Felder“.
Wofür kann ich ein benutzerdefiniertes Feld erstellen?
Sie können benutzerdefinierte Felder für Angaben erstellen, die Ihr Unternehmen während oder nach der Buchung erfassen muss.
Häufige Beispiele sind:
Abteilung
Projekt
Kostenstelle
Kundschaft
Reisezweck
Veranstaltungsname
Interner Geschäftscode
Freigabegrund
Kundenabrechnungsreferenz
Zusätzliche Kommentare
Welche Feldtypen sind verfügbar?
Zwei Feldtypen sind verfügbar: Text und Liste.
Textfelder ermöglichen es Benutzern, Informationen manuell einzugeben.
Textfelder sind nützlich für:
Projektnamen
Interne Codes
Veranstaltungsnamen
Kundenreferenzen
Kommentare
Listenfelder ermöglichen es Benutzern, einen Wert aus einem Dropdown-Menü auszuwählen.
Listenfelder sind nützlich für:
Abteilungen
Kostenstellen
Kundschaft
Reisezwecke
Ja- oder Nein-Auswahlen
Welche Feldeinstellungen sind verfügbar?
Ein benutzerdefiniertes Feld kann konfiguriert werden als:
Pflichtfeld
Benutzer müssen das Feld ausfüllen, bevor sie die Buchung abschließen, wenn das Feld während der Buchung angezeigt wird.
Optional
Benutzer können das Feld leer lassen.
Während der Buchung ausgefüllt
Das Feld erscheint während des Buchungsprozesses.
Anzeigebedingungen
Das entsprechende Feld erscheint im Buchungsprozess, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Was ist der Unterschied zwischen Feldern auf Reise- und Auftragsebene?
Felder auf Reiseebene gelten für die gesamte Reise.
Felder auf Auftragsebene gelten für einen bestimmten Auftrag innerhalb einer Reise. Für Felder auf Auftragsebene müssen Sie auch die anwendbaren Dienstleistungen auswählen, wie Unterkunft, Flüge, Bahn, Mietwagen oder andere in Roundtrip verfügbare Dienstleistungen.
Wie erstelle ich ein benutzerdefiniertes Feld?
So erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld:
Gehen Sie zu „Kontoeinstellungen“.
Öffnen Sie „Benutzerdefinierte Felder“.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Geben Sie einen Feldnamen ein.
Wählen Sie den Feldtyp: Text oder Liste.
Fügen Sie einen Hinweis hinzu, wenn Benutzer zusätzliche Anleitung benötigen.
Wählen Sie die Feldebene: Reise oder Auftrag.
Wählen Sie für Felder auf Auftragsebene die anwendbaren Dienstleistungen aus.
Wählen Sie aus, ob das Feld während der Buchung erscheint.
Legen Sie das Feld als Pflichtfeld oder optional fest.
Wählen Sie aus, wo das Feld angezeigt werden soll.
Fügen Sie für Listenfelder Dropdown-Werte manuell hinzu oder importieren Sie sie per CSV.
Klicken Sie auf „Speichern“.
Was ist ein Hinweis?
Ein Hinweis ist eine kurze Anweisung, die Benutzern hilft zu verstehen, was sie in das Feld eingeben sollen.
Beispielsweise kann der Hinweis für das Feld „Interner Geschäftscode“ das erwartete Format erklären oder angeben, wo Benutzer den Code finden können.
Sollte ich ein Feld als Pflichtfeld oder optional festlegen?
Legen Sie ein Feld als Pflichtfeld fest, wenn die Informationen für Reporting, Freigaben, Finanzprozesse oder Kostenzuordnung erforderlich sind.
Lassen Sie ein Feld optional, wenn die Informationen nützlich, aber nicht für jede Buchung erforderlich sind.
Bevor Sie ein Feld als Pflichtfeld festlegen, stellen Sie sicher, dass Benutzer wissen, was sie eingeben müssen, und dass das Feld für die ausgewählte Reise bzw. den Auftrag relevant ist.
Kann ein Feld nach der Buchung ausgefüllt werden?
Ja. Ein Feld kann so konfiguriert werden, dass es später über die Reise- oder Auftragsdetails ausgefüllt wird.
Dies ist nützlich, wenn die Informationen während der Buchung möglicherweise nicht vorliegen oder wenn Reisemanager die Daten nach der Erstellung der Buchung vervollständigen müssen.
Wo können benutzerdefinierte Felder angezeigt werden?
Benutzerdefinierte Felder können angezeigt werden in:
Berichten
Rechnungen
Abschlussdokumenten
Freigabeschreiben
Freigabe-E-Mails
Reiseseitenfiltern
Wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Felds die Orte aus, an denen das Feld erscheinen soll.
Wie bearbeite ich ein benutzerdefiniertes Feld?
So bearbeiten Sie ein benutzerdefiniertes Feld:
Öffnen Sie „Kontoeinstellungen“.
Gehen Sie zu „Benutzerdefinierte Felder“.
Suchen Sie das Feld.
Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü.
Wählen Sie „Bearbeiten“.
Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
Klicken Sie auf „Speichern“.
Kann ich den Feldtyp nach dem Erstellen eines Felds ändern?
Nein. Feldtypen können nach der Erstellung eines Felds nicht geändert werden. Wenn Sie einen anderen Feldtyp benötigen, erstellen Sie ein neues Feld mit dem richtigen Typ.
Wie deaktiviere ich ein benutzerdefiniertes Feld?
So deaktivieren Sie ein benutzerdefiniertes Feld:
Öffnen Sie „Kontoeinstellungen“.
Gehen Sie zu „Benutzerdefinierte Felder“.
Suchen Sie das Feld.
Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü.
Wählen Sie „Deaktivieren“.
Deaktivieren Sie ein Feld, wenn es für zukünftige Buchungen nicht mehr benötigt wird. Nach der Deaktivierung bleiben historische Daten verfügbar.
Wann sollte ich ein Feld deaktivieren, anstatt es zu löschen?
Deaktivieren Sie ein Feld, wenn Sie es für neue Buchungen nicht mehr verwenden möchten, aber vorhandene Daten für historische Aufzeichnungen, Berichte, Dokumente oder interne Nachverfolgung verfügbar halten möchten.
Wie lösche ich ein benutzerdefiniertes Feld?
So löschen Sie ein benutzerdefiniertes Feld:
Öffnen Sie „Kontoeinstellungen“.
Gehen Sie zu „Benutzerdefinierte Felder“.
Suchen Sie das Feld.
Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü.
Wählen Sie „Löschen“.
Bestätigen Sie.
Bevor Sie ein Feld löschen, stellen Sie sicher, dass es nicht mehr für Reporting, Dokumente, Freigaben oder historische Aufzeichnungen erforderlich ist.
Was sollte ich vor dem Löschen eines Felds überprüfen?
Bevor Sie ein Feld löschen, überprüfen Sie, ob es verwendet wird in:
Berichten
Rechnungen
Abschlussdokumenten
Freigabeschreiben
Freigabe-E-Mails
Reiseseitenfiltern
Historischen Aufzeichnungen
Internen Finanz- oder Reporting-Prozessen
Wenn Sie nicht sicher sind, ob das Feld noch benötigt wird, deaktivieren Sie es stattdessen.
Wie verwalte ich Dropdown-Werte für ein Listenfeld?
Für Listenfelder können Sie:
Einen Wert hinzufügen
Einen Wert bearbeiten
Einen Standardwert festlegen
Einen Wert löschen
Was ist ein Standardwert?
Ein Standardwert ist im Dropdown vorausgewählt. Benutzer können den Wert dennoch ändern, wenn eine andere Option passender ist.
Wie importiere ich Dropdown-Werte per CSV?
Der CSV-Import ist nützlich für lange Dropdown-Listen, wie Abteilungen, Kostenstellen, Projektkürzel, Niederlassungen oder Kundschaft.
So importieren Sie Werte:
Öffnen Sie das Listenfeld.
Laden Sie die CSV-Vorlage herunter.
Fügen Sie Ihre Werte zur Datei hinzu.
Laden Sie die vervollständigte Datei hoch.
Klicken Sie auf „Importieren“.
Wenn das Dateiformat ungültig ist, zeigt Roundtrip eine Fehlermeldung an.
Wann sollte ich den CSV-Import verwenden?
Verwenden Sie den CSV-Import, wenn die Liste zu lang ist, um sie manuell einzugeben.
Der CSV-Import ist nützlich für:
Abteilungen
Kostenstellen
Projektkürzel
Niederlassungen
Kundschaft
Interne Geschäftscodes
Was sollte ich tun, wenn der CSV-Import nicht funktioniert?
Wenn der CSV-Import fehlschlägt, überprüfen Sie, dass:
Sie die heruntergeladene CSV-Vorlage verwendet haben.
Das Dateiformat nicht geändert wurde.
Erforderliche Spalten ausgefüllt sind.
Die Werte in der richtigen Spalte eingegeben sind.
Die Datei keine leeren Zeilen enthält, die entfernt werden sollen.
Die Datei als CSV gespeichert wurde, bevor sie hochgeladen wurde.
Wenn das Format ungültig ist, zeigt Roundtrip eine Fehlermeldung an.
Was sind Anzeigebedingungen?
Anzeigebedingungen ermöglichen es, dass zusätzliche Felder nur dann erscheinen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Dies hilft, den Buchungsprozess fokussiert zu halten und dennoch zusätzliche Angaben zu erfassen, wenn sie relevant sind.
Zum Beispiel:
Wenn Reisezweck = Schulung, dann Schulungskursname anzeigen.
Wenn Kundschaftsreise = Ja, dann Kundschaft anzeigen.
Wie erstelle ich eine Bedingung?
So erstellen Sie eine Bedingung:
Öffnen Sie „Kontoeinstellungen“.
Gehen Sie zu „Benutzerdefinierte Felder“.
Wählen Sie „Bedingungen“.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Wählen Sie im Abschnitt „Wenn“ das Feld und den Wert aus.
Wählen Sie im Abschnitt „Dann anzeigen“ das Feld aus, das erscheinen soll.
Klicken Sie auf „Speichern“.
Warum kann ich keine Bedingung erstellen?
Eine Bedingung ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn:
Die Feldebenen nicht übereinstimmen.
Die ausgewählten Dienstleistungen nicht übereinstimmen.
Ein Feld auf Reiseebene von einem Feld auf Auftragsebene abhängt.
Die ausgewählte Feldkonfiguration nicht gültig ist.
Wenn die Konfiguration nicht gültig ist, zeigt Roundtrip eine Fehlermeldung an.
Was sollte ich überprüfen, wenn ein bedingtes Feld nicht erscheint?
Wenn ein bedingtes Feld nicht erscheint, überprüfen Sie, dass:
Die Bedingung gespeichert wurde.
Das richtige Feld und der richtige Wert im Abschnitt „Wenn“ ausgewählt wurden.
Das im Abschnitt „Dann anzeigen“ ausgewählte Feld aktiv ist.
Die Feldebenen übereinstimmen.
Die anwendbaren Dienstleistungen übereinstimmen.
Das Feld im ausgewählten Reise- oder Auftragsablauf verfügbar ist.
Kann ich benutzerdefinierte Felder in Berichten verwenden?
Ja. Benutzerdefinierte Felder können in Berichten angezeigt werden, wenn diese Option in den Feldeinstellungen ausgewählt ist.
Das hilft Teams, Reisedaten nach Abteilung, Projekt, Kostenstelle, Kundschaft, Reisezweck oder anderen unternehmensspezifischen Informationen zu analysieren.
Kann ich benutzerdefinierte Felder in Rechnungen und Abschlussdokumenten verwenden?
Ja. Benutzerdefinierte Felder können in Rechnungen und Abschlussdokumenten angezeigt werden, wenn sie in den Feldeinstellungen ausgewählt sind.
Das kann Finanzteams helfen, Reisekosten mit den richtigen internen Referenzen, Budgets oder Partnern zu verknüpfen.
Kann ich benutzerdefinierte Felder in Freigabedokumenten und E-Mails verwenden?
Ja. Benutzerdefinierte Felder können in Freigabeschreiben und Freigabe-E-Mails angezeigt werden, wenn sie in den Feldeinstellungen ausgewählt sind.
Das gibt denjenigen, die etwas freigeben, mehr geschäftlichen Kontext, wie Abteilung, Projekt, Kundschaft, Reisezweck oder Freigabegrund.
Kann ich benutzerdefinierte Felder als Reiseseitenfilter verwenden?
Ja. Benutzerdefinierte Felder können in Reiseseitenfiltern angezeigt werden, wenn sie in den Feldeinstellungen ausgewählt sind.
Das kann Benutzern helfen, Reisen basierend auf den strukturierten Daten zu finden, die Ihr Unternehmen erfasst.
Kann ich benutzerdefinierte Felder für Freigaben verwenden?
Benutzerdefinierte Felder können unternehmensspezifischen Kontext zu Freigabedokumenten und Freigabe-E-Mails hinzufügen.
Beispielsweise können diejenigen, die etwas freigeben, den Reisezweck, die Abteilung, das Projekt, die Kundschaft oder die Kostenstelle sehen, die mit einer Reise oder einem Auftrag verknüpft sind.