Was ist der neue Genehmigungsprozess?
Der Genehmigungsprozess ermöglicht es Mitarbeitern, Reisebuchungen – wie Flüge, Hotels oder Bahnreisen – vor der Bestätigung zur Genehmigung an eine zuständige Person zu senden.
So sorgt der Prozess für Transparenz und Sicherheit:
Flexible Überprüfung: Buchungen können zur Genehmigung an Führungskräfte, Reisekoordinatoren oder die Finanzabteilung gesendet werden.
Anpassbare Benachrichtigungen: Legen Sie fest, ob Buchungen eine Genehmigung erfordern oder nur eine Benachrichtigung auslösen.
Sofortige Buchung: Sobald eine Anfrage genehmigt wurde, kann die Leistung sofort gebucht werden.
Dies schafft einen nahtlosen Prozess, bei dem Unternehmen die Kontrolle über Budgets behalten und Reiserichtlinien einhalten.
Was sind die Vorteile des Genehmigungsprozesses?
Die Funktion gibt Ihrem Unternehmen mehr Kontrolle über Reiseausgaben und stellt sicher, dass alle Buchungen Ihrer Reiserichtlinie entsprechen, wodurch Zeit und Geld gespart werden.
Die wichtigsten Vorteile:
Buchungen werden vor der Bestätigung mit den Unternehmensrichtlinien abgeglichen, um unerwartete Ausgaben zu vermeiden.
Führungskräfte erhalten Transparenz über Reiseaktivitäten in Echtzeit, wodurch Budgets besser kontrolliert werden können.
Teams sparen Zeit, indem Fehler verhindert und Umbuchungen außerhalb der Plattform vermieden werden.
So wird die Verwaltung Ihrer Geschäftsreisen effizienter und unkomplizierter.
Warum ist der Genehmigungsprozess besser als manuelle Genehmigungen?
Manuelle Genehmigungen über E-Mail, Chat oder Tabellen können zeitaufwendig, unübersichtlich und fehleranfällig sein. Der Genehmigungsprozess löst diese Probleme durch die Schaffung eines einheitlichen, zentralen Systems für sämtliche Reiseanfragen.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
Volle Transparenz: Bietet einen klaren Arbeitsablauf mit lückenloser Entscheidungshistorie.
Schnellere Abläufe: Minimiert manuelle Überprüfungen und E-Mail-Schleifen.
Klare Kommunikation: Mitarbeiter werden bei Ablehnungen immer über die Gründe informiert.
So bleiben Teams auf einer Linie und können sich darauf verlassen, dass alle Buchungen den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
Kann ich die Einstellungen für den Genehmigungsprozess anpassen?
Ja, der Genehmigungsprozess ist sehr flexibel und kann an die spezifischen Vorgaben und Präferenzen Ihres Unternehmens angepasst werden.
Die Einstellungen lassen sich auf mehrere Arten anpassen:
Verlangen Sie Genehmigungen nur für Reisen, die Ausnahmen von der Reiserichtlinie darstellen, beispielsweise bei Überschreitung des Budgets oder der Buchungsklasse.
Verlangen Sie Genehmigungen für alle Buchungen, auch bei Einhaltung der Richtlinien.
Beschränken Sie sich auf Benachrichtigungen, um Führungskräfte zu informieren, ohne Mitarbeiter am Buchen zu hindern.
Diese Flexibilität ermöglicht es jedem Unternehmen, die Konfiguration zu wählen, die optimal zu den eigenen Abläufen passt.
Welche Genehmigungsarten gibt es?
Es gibt zwei Genehmigungsarten:
Anfrage: Die Anfrage wird per E-Mail an den Genehmiger gesendet und im Bereich „Genehmigungen“ angezeigt. Bis zur Genehmigung kann die Buchung nicht abgeschlossen werden.
Benachrichtigung: Die Buchung kann ohne Einschränkung abgeschlossen werden, aber der Genehmiger wird per E-Mail und im Bereich „Genehmigungen“ benachrichtigt.
Wie werden Genehmiger benachrichtigt?
Genehmiger werden per E-Mail benachrichtigt, und sämtliche Anfragen oder Mitteilungen sind zusätzlich im Bereich „Genehmigungen“ auf der Plattform sichtbar.
Können Reisemanager Genehmigungen umgehen?
Ja. Benutzer mit der Rolle „Travel Manager“ können Genehmigungen entweder umgehen oder Buchungen in den Genehmigungsprozess senden, abhängig von den im Mitarbeiterverzeichnis festgelegten Einschränkungen.
Wie funktioniert das für Selbstbucher?
Selbstbucher müssen bei der Buchung Gründe für Abweichungen von der Richtlinie (falls zutreffend) angeben.
Sie können auch Kommentare oder Anhänge hinzufügen – sämtliche Informationen werden dem Genehmiger angezeigt.
Buchungen, die zur Genehmigung anstehen, werden mit dem Status „Genehmigung ausstehend“ angezeigt.
Nach erfolgreicher Genehmigung ändert sich der Status auf „Genehmigt“, jedoch muss der Selbstbucher die Buchung abschließen.
Wenn der Tarif verfällt oder sich der Preis ändert, kann der Selbstbucher nach einem neuen Tarif suchen, eine neue Genehmigung anfordern oder fortfahren, wenn der neue Preis innerhalb der zulässigen Preisabweichung liegt.
Können Mitarbeiter Zusatzleistungen beantragen?
Ja, mit der Einstellung für Zusatzleistungen:
Wenn aktiviert, können Selbstbucher Zusatzleistungen (z. B. Verpflegung, Gepäck) ohne zusätzliche Genehmigung beantragen, da die Kosten später vom Support bestätigt werden.
Wenn deaktiviert, können Selbstbucher keine kostenpflichtigen Leistungen beantragen, aber weiterhin den Support für Auskünfte kontaktieren.
Was passiert, wenn sich der Preis nach der Genehmigung einer Buchung ändert?
Der Genehmigungsprozess ist darauf ausgelegt, mit praxisnahen Szenarien umzugehen, bei denen Reisepreise variieren.
So werden Änderungen gehandhabt:
Unternehmen können einen bestimmten Toleranzbetrag für Tariferhöhungen festlegen.
Bleibt der neue Tarif innerhalb der Toleranzgrenze, kann der Mitarbeiter ohne erneute Genehmigung buchen.
Hinweis: Sollte der ursprüngliche Tarif verfallen, ermöglicht das System nicht automatisch die Buchung eines anderen Tarifs – die Anfrage muss erneut gestellt werden.
Diese praktische Funktion vermeidet Verzögerungen und hilft Mitarbeitern, Buchungen ohne unnötige Unterbrechungen abzuschließen.
Was sind Genehmigungsschemata und wie funktionieren sie?
Die Einstellungen für den Genehmigungsprozess werden über „Genehmigungsschemata“ verwaltet.
Sie können Schemata unter „Einstellungen“ → „Genehmigungsschemata“ → „+Hinzufügen“ hinzufügen.
Jedes Schema definiert, welche Leistungen abgedeckt werden (Flüge, Hotels, Züge oder alle Leistungen).
Schemata können bis zu fünf Genehmigungsschritte mit einem oder mehreren Genehmigern umfassen.
Die Genehmigung kann sequenziell erfolgen (Genehmiger entscheiden nacheinander) oder parallel (Genehmiger entscheiden gleichzeitig).
Wenn „Genehmigung von allen erforderlich“ aktiviert ist, müssen alle Genehmiger zustimmen, bevor die Buchung fortgesetzt werden kann.
Hinweis: Schemata sind mit Reiserichtlinien verknüpft. Wenn keine Richtlinie zugewiesen ist, funktioniert das Schema nicht.
Wie werden Schemata zugewiesen?
Schemata können einem Mitarbeiter in seiner Mitarbeiterkarte im Verzeichnis zugewiesen werden.
Richtlinien und Schemata können auch auf Gruppenebene angewendet werden.