Персонализирани полета

Персонализираните полета позволяват на администраторите на компаниите и мениджърите по пътувания да събират допълнителна информация, специфична за бизнеса, за „Пътувания“ и „Поръчки“ в Roundtrip.

Можете да създавате полета за отдели, проекти, клиенти, цели на пътуванията, центрове за разходи, имена на събития, вътрешни бизнес кодове, причини за одобрение и друга информация, от която Вашата компания се нуждае за управление на пътуванията.

Персонализираните полета помагат на екипите да събират структурирани данни за пътувания директно в Roundtrip, вместо да разчитат на коментари, електронни таблици или външни файлове за проследяване.

Персонализираните полета могат да помогнат с:

● Отчетност

● Разпределение на разходите

● По-информирани решения за одобрение

● Финансови процеси

● Фактуриране към клиенти

● Вътрешно проследяване

● Спазване на фирмените процедури за пътуване

● Намаляване на ръчните последващи действия след резервация

Например, дадена компания може да добави поле „Център за разходи“, за да свърже всяко „Пътуване“ или „Поръчка“ с правилния бюджет, или поле „Цел на пътуване“, за да поддържа причините за пътуване последователни в различните резервации.

Персонализирани полета могат да бъдат създавани от администратори на компании и от мениджъри на пътувания.

За достъп до „Персонализирани полета“:

Можете да създавате „Персонализирани полета“ за информация, която Вашата компания трябва да събира по време на резервация или след това.

Сред често срещаните примери са:

● Отдел

● Проект

● Център за разходи

● Клиент

● Цел на пътуването

● Име на събитие

● Вътрешен бизнес код

● Причина за одобрение

● Клиентска референция за фактуриране

● Допълнителни коментари

Налични са два типа полета: текст и списък.

Текстовите полета позволяват на потребителите да въвеждат информация ръчно.

Текстовите полета са полезни за:

● Имена на проекти

● Вътрешни кодове

● Имена на събития

● Референции от клиенти

● Коментари

Полетата със списък позволяват на потребителите да изберат стойност от падащо меню.

Полетата със списък са полезни за:

● Отдели

● Центрове за разходи

● Клиенти

● Цели на пътуването

● Избори с „Да“ или „Не“

Персонализираното поле може да бъде конфигурирано като:

Задължително

Потребителите трябва да попълнят полето, преди да завършат резервацията, ако полето е показано по време на резервацията.

По избор

Потребителите могат да оставят полето празно.

Попълва се по време на резервацията

Полето се появява по време на процеса на резервация.

Условия за показване

Съответното поле се появява в процеса на резервация, ако са налице определени условия.

Служителите могат да добавят стойности

За полетата със списък служителите могат да добавят нови стойности, вместо да избират само от предварително зададените опции.

Полетата „Ниво на пътуване“ се отнасят за цялото Пътуване.

Полетата „Ниво на поръчка“ се отнасят за конкретна Поръчка в рамките на дадено Пътуване. За полетата „Ниво на поръчка“ трябва също да изберете съответните услуги, например настаняване, полети, влак, автомобили под наем или други услуги, налични в Roundtrip.

За да създадете персонализирано поле:

Подсказката е кратка инструкция, която помага на потребителите да разберат какво да въведат в полето.

Например, за поле „Вътрешен бизнес код“, подсказката може да обясни очаквания формат или къде потребителите могат да намерят кода.

Направете полето задължително, ако информацията е необходима за отчитане, преглед при одобрение, финансови процеси или разпределение на разходите.

Оставете полето по избор, ако информацията е полезна, но не е необходима за всяка резервация.

Преди да направите дадено поле задължително, уверете се, че потребителите разбират какво трябва да въведат и че полето е съотносимо към избрания поток от Пътувания или Поръчки.

Да. Може да се конфигурира поле, което да се попълни по-късно от подробностите за Пътуването или Поръчката.

Това е полезно, когато информацията може да не е налична по време на резервацията или когато мениджърите на пътувания трябва да попълнят данните след създаването на резервацията.

Одобряващите могат да преглеждат информацията от персонализираните полета на страницата за одобрение за допълнителен контекст. За да сте сигурни, че информацията е налична, преди да вземат решение, направете полето задължително за попълване по време на резервацията.

Персонализираните полета могат да се показват в:

● Отчети

● Фактури

● Филтри на страницата с Пътувания

Когато създавате или редактирате поле, изберете местата, където полето трябва да се появява.

За да редактирате „Персонализирано поле“:

Не. Типовете на полетата не могат да се променят след създаването на дадено поле. Ако имате нужда от различен тип поле, създайте ново поле с правилния тип.

Деактивирайте дадено поле, когато искате да спрете да го използвате за нови резервации, но може да Ви потрябва отново по-късно. Деактивираното поле може да бъде активирано отново.

Изтривайте поле само ако сте сигурни, че няма да Ви е необходимо повече. Ако искате да го използвате в бъдеще, ще трябва да създадете ново поле.

И в двата случая въведените преди това стойности остават видими в съществуващите Пътувания и Поръчки, но вече не могат да бъдат редактирани.

За да деактивирате „Персонализирано поле“:

За да изтриете „Персонализирано поле“:

За полета със списък можете да:

● добавяте стойност;

● редактирате стойност;

● задавате стойност по подразбиране;

● изтегляте списъка със съществуващите стойности;

● изтривате стойност.

В падащото меню предварително е избрана стойност по подразбиране. Потребителите все пак могат да променят стойността, ако друга опция е по-подходяща.

Импортирането на CSV файлове е полезно за дълги падащи списъци, например отдели, центрове за разходи, кодове на проекти, клонове или клиенти.

За да импортирате стойности:

Ако файловият формат е невалиден, ще видите съобщение за грешка.

Използвайте импортиране на CSV, когато списъкът е твърде дълъг за ръчно въвеждане.

Импортирането на CSV е полезно за:

● отдели;

● центрове за разходи;

● кодове на проекти;

● клонове;

● клиенти;

● вътрешни бизнес кодове.

Ако импортирането на CSV е неуспешно, проверете дали:

● сте използвали изтегления CSV шаблон;

● форматът на файла не е бил променен;

● задължителните колони са попълнени;

● стойностите са въведени в правилната колона;

● файлът не съдържа празни редове, които трябва да бъдат премахнати;

● файлът е бил запазен като CSV преди качването.

Ако форматът е невалиден, ще видите съобщение за грешка.

Условията за показване позволяват допълнителни полета да се показват единствено когато са налице определени критерии. Това помага процесът на резервация да остане фокусиран, като същевременно събира допълнителна информация, когато е уместна.

Например:

Ако „Цел на пътуване“ = „Обучение“, тогава покажи „Име на курса за обучение“.

Ако „Пътуване на клиент“ = „Да“, тогава покажи „Клиент“.

За да създадете условие:

Дадено условие може да не е налично, ако:

● нивата на полето не съвпадат;

● избраните услуги не съвпадат;

● полето „Ниво пътуване“ зависи от полето „Ниво поръчка“.

● избраната конфигурация на полето не е валидна.

Ако конфигурацията не е валидна, ще видите съобщение за грешка.

Ако не се появи поле с условие, проверете дали:

● условието е било запазено;

● в секция „Ако“ са избрани правилното поле и стойност;

● полето, избрано в секцията „Тогава покажи“, е активно.

● нивата на полето съвпадат;

● приложимите услуги съвпадат;

● полето е налично в избрания поток Пътуване или Поръчка.

Да. Персонализираните полета могат да бъдат показвани в отчети, ако тази опция е избрана в настройките на полетата.

Това помага на екипите да анализират данните за пътувания по отдел, проект, център за разходи, клиент, цел на пътуването или друга специфична за компанията информация.

Да. Персонализираните полета могат да бъдат показвани във фактури, ако са избрани в настройките на полетата.

Това може да помогне на финансовите екипи да свържат пътните разходи с правилните вътрешни референции, бюджети или партньори.

Да. Персонализираните полета могат да се използват като филтри на страницата за Пътувания, ако тази опция е избрана в настройките на полето.

Това може да помогне на потребителите да намират „Пътувания“ въз основа на структурираните данни, които Вашата компания събира.